Webinars y reuniones: diferencias, plataformas y tipos de eventos

Webinar

Es equivalente a ir al teatro, hay una gran audiencia espectando a los actores. Los actores presentan la obra hacía la audiencia con la única interacción del chat en el que la audiencia participa y hace sus preguntas.

Reunión

Equivale a una sala de juntas donde los presentes pueden interactuar en todo momento y aunque puede moderarse, esto se complica entre más grande es la audiencia ya que todos tienen permitido hablar o participar en cualquier momento.

Por lo anterior el webinar es recomendado para exposiciones a audiencias grandes y las reuniones para focus groups.

Plataformas en las que se puede llevar a cabo

Todas las plataformas entregan estadísticas detalladas.

Vimeo

Es una plataforma moderna que puede “vestirse” para que se personalice la marca de la empresa y en ningún momento aparece “Vimeo”, puede embeberse en cualquier sitio a través de un código html. No tienen un límite de personas que pueden conectarse y puede interactuar a través de un chat igualmente embebido.

También considerar Wistia, si se desean estadísticas detallas de la conexión de un usuario específico.

Desventajas

  1. Al ser un formato del tipo webinar, los expositores no tienen interacción con la audiencia más allá del chat.

Ventajas

  1. Puede controlarse quién puede ver este contenido a través de un registro previo con sesiones o cookies o bien a través de un registro dentro del mismo reproductor.
  2. Puede retransmitirse simultáneamente a medios externos a través de RTMP, para amplifiquen la audiencia.
  3. Debido a que se embebe en un landing page, puede personalizarse la experiencia del diseño.
  4. No es necesario que la audiencia instale ningún software, puede acceder a través del navegador.

Zoom

Es un software que nos permite tener tanto webinars como reuniones de hasta 500 personas (dependiendo de la licencia contratada), en ambos casos los asistentes pueden encender su cámara y micrófono a través de una moderación.

Desventajas

  1. Los asistentes deben instalar un software para asistir.
  2. La retransmisión del evento de manera externa agrega una marca de agua.
  3. Fue estigmatizado durante la pandemia y algunas empresas lo tienen restringido por políticas internas ó bien, internamente trabajan con otras plataformas.
  4. Los correos de confirmación son enviados directamente por Zoom.

Ventajas

  1. Es ideal para eventos que necesiten interacción entre la audiencia ya que es bidireccional, pero debe moderarse.
  2. Permite la interpretación de idiomas dando un canal de audio especial a interpretes invitados.
  3. El registro puede automatizarse a través de un webhook para personalizar la experiencia a través de una landing page.

MS Teams

Es un software muy similar a Zoom que puede llevar a cabo reuniones (hasta 20,000 participantes), webinars (hasta 1000 participantes) y una tercera opción llamada “Eventos en vivo” que permite hasta 20,000 inscripciones (según la licencia contratada).

Desventajas

  1. Requiere de instalación de software en el equipo del participante.
  2. No es amigable para retransmitir el evento exteriormente.
  3. El registro es únicamente a través de la plataforma y no puede ser interconectado externamente.

Ventajas

  1. En muchos casos ya cuentan con toda la infraestructura para llevarlo a cabo.

Recomendaciones

Si se busca personalizar los pasos del evento, el diseño y la experiencia en general, recomendamos usar Vimeo, ya que podemos tener un landing page de registro conectado con un webhook que envíe el registro y haga las validaciones necesarias. Envíe correos de recordatorio cuando sea necesario y haga un seguimiento de las personas participantes.

Si se desea interactuar con la audiencia recomendamos Zoom, ya que es la plataforma con más robustez y con la que tenemos mayor experiencia, por ejemplo, entregar retornos de cámara de los participantes ante el expositor.

Herramientas de interacción

Tanto como Zoom, Teams y Vimeo tienen herramientas internas que permiten realizar encuestas en tiempo real y a través de la misma plataforma, pero no podemos controlar la apariencia.

mentimeter

Si se desea una interacción amigable y con gamificación, recomendamos el uso de plataformas como menti y kahoot, que nos permiten hacer preguntas de todo tipo y en tiempo real que podemos presentar en pantalla.

Diferencias entre evento virtual y presencial

Evento virtual

Cuando los expositores se encuentran en una locación remota, estamos limitados en el control de su apariencia, iluminación y sonido, depende enteramente de cada uno y de que la calidad de su cámara y el Internet le funcionen adecuadamente.

Por tanto, el control de cámaras es burdo y se modera entre un expositor y otro, limitado a la moderación de las coanfitriones. Este formato no puede convivir con elementos de diseño como lower thirds, logotipo en pantalla o cualquier otro elemento encima de la pantalla.

Evento presencial

Tenemos completo control de la calidad del evento, así como de la interacción con elementos de diseño que aparezcan encima de la pantalla, cortes de cámara fluidos y efectos al nivel de la televisión.

Dependiendo de la locación dependemos de la calidad del Internet de la locación, en el caso de elset.mx, tenemos redundancia de Internet.

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